Статьи

Как по новому ГОСТу заверить копию трудовой, если она хранится в сейфе? Ответ из Роструда

Опубликовано

Некоторые кадровые специалисты уже перешли на работу по новому ГОСТу и заверяют копии трудовых книжек по обновленным требованиям. Помимо традиционной записи, им необходимо уточнять, где хранится трудовая, – вплоть до номера дела и года. Но что делать, если такие документы организация хранит в сейфе? Ответ на этот вопрос подготовили в Роструде.

Что случилось? Представители Роструда разъяснили особенности заверения копий трудовых книжек по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Этот документ требует, чтобы помимо записи «Копия верна» ответственное лицо указало место, где хранится подлинник. В частности, необходимо указывать номер дела и год. Однако если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. Вот конкретный пример записи, которую должен сделать кадровый работник в этом случае:
Верно «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация». Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И. 02.07.2018″
Почему это важно? Хотя вступление в силу нового ГОСТа в делопроизводстве перенесли на год (официально он должен вступить с 1 июля 2018 года), некоторые организации уже перешли на его требования. Поэтому разъяснения экспертов Роструда им помогут не допустить ошибок и правильно заверить копии трудовых книжек работников.

Источник